Przeprowadzka strony, poczty i domeny bez przestojów

Zmiana hostingu, przeniesienie poczty i uporządkowanie domeny wyglądają na coś, co „jakoś się zrobi”, dopóki nie zniknie pierwszy mail albo strona nie przestanie się otwierać. Planuję przeprowadzki tak, żeby firma nie straciła ani wiadomości, ani dostępności.

Kiedy to ma sens

• poczta nie mieści się na obecnym hostingu i skrzynki trzeba ciągle odchudzać albo archiwizować,
• hosting jest drogi, zawodny albo ma w regulaminie limity, które wychodzą dopiero po czasie,
• strona i poczta są rozrzucone po kilku dostawcach i nikt nie wie, co gdzie jest,
• zmieniasz wykonawcę i chcesz mieć domenę, stronę i pocztę pod własną kontrolą.

Jak przebiega przeprowadzka

1. Inwentaryzacja. Spisuję skrzynki, aliasy, przekierowania i rekordy DNS (MX, SPF, DKIM) oraz sprawdzam, kto ma dostęp do panelu domeny i hostingu.
2. Wybór dostawcy. Porównuję oferty pod kątem pojemności, kopii zapasowych skrzynek, możliwości automatyzacji i tego, co kryje się w regulaminach. Wybieram usługę dopasowaną do budżetu, bez sztucznych ograniczeń.
3. Termin. Przeniesienie wymaga zmiany rekordów DNS, a ich propagacja potrafi trwać do doby. Dlatego wybieram weekend albo inny moment, w którym firma pracuje najmniej, a nie środek tygodnia.
4. Kopiowanie poczty. Skrzynki kopiuję narzędziem imapsync, według przygotowanego wcześniej skryptu, więc historia wiadomości trafia na nowy serwer niemal bez ręcznej pracy. Aliasy zakładam przez API dostawcy, jeśli je udostępnia: kilkaset aliasów w kilkanaście minut zamiast klikania w panelu. Czasem migrację wykonuje sam dostawca w ramach usługi, a ja koordynuję termin i sprawdzam wynik.
5. Przełączenie. Po zmianie DNS poczta zaczyna być odbierana i wysyłana przez nowy serwer. Tych samych adresów nie da się utrzymywać w dwóch miejscach naraz, więc skrzynki muszą być przeniesione zawczasu. Po przełączeniu sprawdzam, czy wiadomości, które dotarły w trakcie zmiany, są na nowym serwerze.
6. Programy pocztowe. Konfiguracja Outlooka i telefonów na stanowiskach bywa pracochłonniejsza niż samo przeniesienie. Robię ją zdalnie, osoba po osobie, bez dojazdu do firmy (korzystam z RustDesk). Zdarza się, że wiadomości dochodzą, a użytkownik ich nie widzi, bo w programie trzeba rozwinąć i zaznaczyć folder do synchronizacji. Uprzedzam o tym zespół, żeby nikt nie uznał, że poczta przestała działać.

Strona i domena

Stronę WordPress przenoszę na nowy hosting z kopii, sprawdzam jej działanie i dopiero potem zmieniam DNS. Dbam też o to, żeby domena i hosting miały właściwych właścicieli, aktualne adresy do przypomnień o płatnościach i dostępne kody do logowania. Wygasła domena może oznaczać utratę adresu, a razem z nim strony i skrzynek.

Po przeprowadzce poprawiam konfigurację poczty, żeby wiadomości z nowego serwera nie trafiały do spamu. Opisuję to w usłudze RODO, cookies i poczta, która dochodzi. Przed samym przeniesieniem warto mieć też kopię niezależną od hostingu.

Przykłady z praktyki

Migracja ok. 70 GB poczty firmy inspekcyjnej tzo24.pl odbyła się w jeden weekend, na tańszy hosting z darmową migracją skrzynek. Przebieg opisuję w case study Migracja 70 GB poczty firmowej w jeden weekend. W innym projekcie kilkadziesiąt skrzynek z kilku domen wylądowało na jednym dedykowanym serwerze pocztowym z dziesięciokrotnie większą pojemnością, o czym piszę we wpisie Walczysz z brakiem miejsca na pocztę firmową?.

Jeśli boisz się takiej przeprowadzki, zajrzyj do problemu Boimy się przeprowadzki poczty firmowej.

Porozmawiajmy o przeprowadzce

Napisz lub zadzwoń. W 15 minut ustalimy, co dokładnie trzeba przenieść, ile to potrwa i kiedy najlepiej to zrobić.