Dla firmy inspekcyjnej tzo24.pl zbudowałem aplikację, w której inspektorzy przygotowują protokoły z przeglądów budowlanych i instalacyjnych. Pierwszą wersję przygotowałem dla jednego rodzaju przeglądów. Po roku zbierania uwag powstała druga, obsługująca kilkadziesiąt rodzajów obiektów. W aplikacji wystawiono już ponad 2000 protokołów, a inspektorzy dodali do nich ponad 10 000 zaleceń i zdjęć.
Całą historię opisałem w case study Dedykowany system do cyfrowej dokumentacji z przeglądów budowlanych. Tutaj skupiam się na tym, jak aplikacja działa na co dzień i komu może się przydać.
Punkt wyjścia: pliki Word na dysku sieciowym
Zanim powstał system, protokoły były plikami Word na zasobie plikowym firmy. Taki układ ma kilka typowych wad:
- brak wersjonowania dokumentów,
- brak systemu uprawnień, więc wszyscy widzą i mogą edytować wszystko,
- wysyłanie dokumentów mailem,
- wiele godzin na szukanie dokumentów i porównywanie danych między kolejnymi przeglądami.
Protokoły trafiały do klientów wiele dni po przeglądzie. Gdy plików przybywało, ogarnięcie bałaganu stawało się niemal niemożliwe.
Jak to działa w praktyce
- Przygotowanie. W biurze przygotowujesz protokoły na dany dzień, przydzielasz inspektorów i godziny. Każdy inspektor widzi w aplikacji swoje najbliższe kontrole.
- Kontrola. Inspektor otwiera protokół i widzi listę elementów do sprawdzenia oraz zalecenia z poprzednich protokołów do zweryfikowania. Dane i zdjęcia wprowadza wprost w terenie, z tabletu, także dyktując tekst.
- Wydruk. Zaraz po zapisaniu zmian protokół jest gotowy do wydruku: z uwagami inspektora, zdjęciami, a nawet skanami uprawnień osób prowadzących kontrolę.
- Dostęp dla klienta. Jeśli chcesz, dajesz klientom wgląd w ich obiekty: mogą przeglądać wykonane protokoły i listy zaleceń.
Pracownicy biura widzą na bieżąco, co dzieje się w dokumentach, więc nie czekają na plik od inspektora.
Co jeszcze potrafi system
- Cyfrowa baza zamiast segregatorów. Historię budynku przeszukujesz i filtrujesz w aplikacji, zamiast otwierać kolejne pliki.
- Inteligentne duplikowanie. Przy kolejnym przeglądzie rocznym kopiujesz dane jednym kliknięciem, a system przenosi poprzednie zalecenia do weryfikacji.
- Zdjęcia z terenu. Dodajesz je i ustawiasz ich orientację bezpośrednio w aplikacji, bez kopiowania do pliku.
- Role i uprawnienia. Pracownicy biura, inspektorzy i klienci: każdy widzi tylko to, co ma widzieć.
- Planowanie pracy. Wskazujesz przyszłe daty i godziny kontroli oraz przydzielasz je inspektorom.
- Własne wzory protokołów. Nietypowy wzór? Przygotuję go.
- Dostęp przez przeglądarkę. Z biura, z domu i z terenu.
Wdrożenie: około tygodnia
W planie wdrożenia mieści się Twój wzór protokołu, adres w Twojej domenie, logo oraz szkolenie pracowników, razem z materiałami, w tym kursem wideo. Całość można uruchomić samodzielnie albo z moją pomocą, a w typowym przypadku zajmuje to około siedmiu dni. Rozliczam się po wdrożeniu fakturą VAT. Koszt nie rośnie z liczbą protokołów: płacisz stałą stawkę za zespół, a nie za każdy wystawiony dokument.
Dalsze rozdziały tej historii
System rozwijał się razem z potrzebami firmy i przy okazji powstały dwa osobne wątki, które opisuję w kolejnych case studies:
- Generator dokumentów na własnym serwerze: szablony Word zamieniane na PDF w sieci klienta, bez płatnej usługi zewnętrznej,
- Migracja danych ze starego systemu protokołów: mapowanie pól, czyszczenie dat, próbna migracja i plan wycofania.
Porządek w danych o obiektach i historii przeglądów przyda się także w związku z przejściem na cyfrową książkę obiektu budowlanego, o której piszę we wpisie c-KOB: co zmienia się od 2027.
Podobny system dla Twojej firmy
Prowadzisz firmę wykonującą przeglądy, kontrole albo inne prace dokumentowane protokołami i chcesz odejść od plików Word? Zobacz usługę aplikacje wewnętrzne na zamówienie albo napisz do mnie. W 15 minut ustalimy, czy takie rozwiązanie ma dla Ciebie sens.