Ten scenariusz znam z maili od klientów. Firma obejrzała demo kilku popularnych systemów i doszła do wniosku, że żaden nie spełnia wymagań. Zwykle problem nie leży w systemach. Nikt po prostu nie opisał, co system ma rozwiązać, ile na tym zaoszczędzimy i ile ma kosztować w całości. Pomagam to uporządkować, zanim kupisz albo zamówisz cokolwiek.
Dla kogo jest ta usługa
- masz za sobą demo kilku systemów i wszystkie zaczynają wyglądać tak samo,
- obecny system jest drogi albo ograniczony, a dostawca nie chce rozwijać funkcji, których potrzebujesz,
- ktoś w firmie proponuje wdrożenie, a Ty nie masz pewności, czy oferta ma sens,
- dopiero rozważasz CRM, ERP albo inne narzędzie do projektów, zgłoszeń czy obiegu dokumentów.
Jak pracuję
- Opis problemu. Zaczynam od pytań, a nie od listy funkcji. Jaki problem ma rozwiązać system i jak zmierzymy, że się udało? Kto będzie z niego korzystał i w jakich rolach? Które funkcje są kluczowe? Jaki jest budżet? To pytania, których przed zakupem zwykle nikt nie zadaje.
- Trzy drogi do wyboru. Można kupić gotowy produkt „z pudełka” i dopasować do niego procesy, wdrożyć bardziej uniwersalny system i go skonfigurować albo zbudować narzędzie na własne potrzeby. Dochodzi pytanie o miejsce działania: własny serwer, serwer wynajęty albo usługa w chmurze. Każda ścieżka daje inne koszty za rok, za pięć i za dziesięć lat, więc porównuję je dla Twojej firmy.
- Porównanie ofert. Oceniam oferty i demo według Twoich kryteriów. Handlowiec pokazuje to, co jego system robi dobrze, a nie to, czego Ty potrzebujesz, dlatego pilnuję zakresu rozmów.
- Pełny koszt. Abonament albo licencja to początek rachunku. Liczę też wdrożenie i konfigurację, integracje, szkolenie użytkowników, środowisko testowe, administrowanie i aktualizacje, dopłaty za funkcje takie jak raporty, możliwość podniesienia cen oraz koszt wyjścia z systemu, czyli eksport danych i zmianę dostawcy.
Uczciwie dodam: dopasowywanie systemu do własnych wymagań kosztuje, bo twórcy gotowych rozwiązań mają swoje podejście do procesów. Pokażę, gdzie warto się dostosować, a gdzie lepiej zapłacić za zmianę.
Co dostajesz
- krótki opis problemu i kryteria wyboru,
- porównanie sensownych dróg z kosztem całkowitym,
- rekomendację z uzasadnieniem,
- listę pytań do dostawców, które warto zadać przed podpisaniem umowy,
- na życzenie: wsparcie przy wdrożeniu.
Czasem z takiej analizy wynika, że nowy system się nie zwróci albo że wystarczy to, co już masz. To też jest dobry wynik, bo oszczędza Ci pieniędzy i nerwów.
Gdzie czytać dalej
Jeśli ten temat Cię dotyczy, przeczytaj opis problemu Żaden CRM ani ERP nam nie pasuje, wpis Jak wybrać CRM albo ERP: pytania, które warto zadać przed demo oraz Ile naprawdę kosztuje system dla firmy.
Jeśli z analizy wyjdzie, że warto zbudować własne narzędzie, pokażę, jak może to wyglądać w praktyce. Przykładem jest CRM zbudowany przez zespół klienta w tydzień, a metodę przekazuję na warsztatach budowy aplikacji dla firm. Gdy wystarczy gotowe narzędzie, wdrożę je w ramach wdrożeń narzędzi open source i self-hostingu.
Porozmawiajmy o Twoim wyborze
Napisz lub zadzwoń. W 15 minut ustalimy, od czego zacząć i czy analiza przed zakupem ma w Twoim przypadku sens.