Demo systemu CRM albo ERP zwykle wygląda podobnie. Handlowiec pokazuje ekrany, wykresy i funkcje, które robią wrażenie. Ty kiwasz głową, bo wszystko wygląda sensownie. Po tygodniu masz trzy demo, trzy oferty i wrażenie, że wszystkie systemy są takie same.
Problem w tym, że handlowiec pokazuje to, co jego system robi dobrze, a nie to, czego potrzebujesz Ty. Czasem dobry sprzedawca potrafi dopasować pokaz do Twoich potrzeb, ale zakres rozmowy trzeba pilnować samemu. Dlatego zanim umówisz demo, przygotuj pytania. Poniżej zestaw, który stosuję, kiedy pomagam wybrać system.
Dlaczego warto się przygotować
Kupno systemu to ważniejsza decyzja, niż wygląda. Wersja próbna dla kilku osób kosztuje niewiele albo nic i jeśli szybko okaże się, że to nie to, nie stracisz dużo. Zawsze jednak tracisz czas, pieniądze i nerwy. Prawdziwy koszt zaczyna się później: konfiguracja takiego systemu nie jest prosta, pracownicy muszą się przestawić, trzeba ich przeszkolić. A jeśli chcesz wszystko ustawić po swojemu, okaże się, że twórcy systemu mają własne podejście do tematu, a naginanie go kosztuje.
Pytania o problem i zysk
Zacznij od siebie, nie od dostawcy:
- Jaki konkretny problem ma rozwiązać system? Jeśli nie umiesz go opisać w dwóch zdaniach, jeszcze nie czas na demo (więcej w tekście Zacznij od problemu, nie od rozwiązania).
- Ile zyskamy, rozwiązując ten problem? Czy da się to zmierzyć?
- Po jakim czasie wdrożenie się zwróci: po roku, po pięciu latach, a może po dziesięciu?
- Jak będziemy sprawdzać, czy oszczędność faktycznie się pojawiła?
Pytania o użytkowników i uprawnienia
- Ilu użytkowników będzie korzystać z systemu i w jakich rolach?
- Czy uprawnienia można ustawić na poziomie pojedynczych pól, a nie tylko całych rekordów? (Przykład: handlowiec widzi dane kontaktowe klienta, ale nie widzi jego warunków cenowych.)
- Czy system zapisuje historię zmian każdego pola: kto, kiedy i co zmienił?
- Czy zapisuje, kto oglądał dany rekord? Przy danych wrażliwych to istotne.
- Jak system radzi sobie z wieloma językami i lokalizacjami, jeśli takie masz?
Pytania o dane i integracje
- Czy mogę zaimportować dotychczasowe dane, czy wszystkich klientów i kontakty trzeba będzie wpisać od nowa? Wiele godzin ręcznego importu to koszt, którego rzadko ktoś się spodziewa.
- Czy system łączy się z narzędziami, których już używam: pocztą, księgowością, formularzami na stronie?
- Czy każdy kontakt z klientem trzeba będzie rejestrować w dwóch miejscach?
Pytania o koszty
- Ile kosztuje licencja na jednego użytkownika i od czego zależy? Co zmienia się, gdy użytkowników przybywa?
- Czy za raporty, eksport danych albo dodatkowe moduły trzeba dopłacić osobno? Może się okazać, że system świetnie działa, ale wyciągnięcie z niego raportów wymaga dopłaty rzędu kilku tysięcy złotych miesięcznie.
- Ile kosztuje wdrożenie, konfiguracja i szkolenie zespołu?
- Co z kosztami utrzymania, aktualizacji i rozwoju w kolejnych latach? Próba policzenia pełnego kosztu posiadania w perspektywie kilku lat jest zwykle możliwa, nawet w przybliżeniu. Więcej o tym w tekście Zanim wdrożysz kolejne narzędzie.
Pytania o wyjście
To pytania, których klienci zadają najrzadziej, a które potrafią uratować budżet:
- Czy mogę w każdej chwili wyeksportować wszystkie swoje dane i w jakim formacie?
- Co się stanie, jeśli dostawca podniesie ceny, zmieni sposób łączenia z innymi systemami, zostanie kupiony przez większą firmę albo zniknie z rynku?
- Kto może rozwijać system o funkcje specyficzne dla mojej firmy: tylko dostawca czy także inni wykonawcy? Ile trwa takie rozszerzenie i ile kosztuje?
- Jak dostawca radził sobie dotąd ze zmianami w przepisach? Opóźnienia z dostosowaniem systemu do nowego prawa to dla właściciela firmy realny kłopot.
Pytania do samego demo
Poproś, aby zamiast ogólnego pokazu dostawca przeszedł przez kilka typowych zadań z Twojej firmy: dodanie klienta, przygotowanie oferty, odnalezienie zamówienia sprzed roku. Najlepiej na przykładowych danych, które sam przygotujesz. Wtedy zobaczysz, jak system radzi sobie z Twoją rzeczywistością, a nie z wzorcowym przykładem firmy referencyjnej.
Zapytaj też wprost o rzeczy, które są dla Twojej firmy niestandardowe. Jeśli w Twojej branży ważne jest na przykład śledzenie floty pojazdów albo wypożyczanie narzędzi, sprawdź, czy system ma to w standardzie, czy trzeba to dopisywać.
A jeśli żaden system nie pasuje?
Czasem po kilku demo wniosek jest prosty: problem leży nie w systemach, tylko w tym, że nie opisaliśmy dokładnie, czego potrzebujemy i ile możemy za to zapłacić. O tej sytuacji piszę w opisie problemu Żaden CRM ani ERP nam nie pasuje.
Bywa też, że Twój proces jest tak specyficzny, że lepiej zbudować własne narzędzie niż naginać gotowe. Tak było u klienta, który sam zbudował system CRM dopasowany do swojej firmy. Kiedy wybrać którą drogę, opisuję w tekście Kupić, dopasować czy zbudować?
Jeśli chcesz, żeby ktoś przejrzał z Tobą te pytania, zanim usiądziesz do pierwszego demo, zobacz usługę Wybór systemu dla firmy. Pomagam też połączyć wybrany system z resztą narzędzi, co opisuję w usłudze Automatyzacje i integracje.