Książka obiektu budowlanego, którą dotąd prowadziło się na papierze, ma być prowadzona w systemie elektronicznym. Dla zarządców nieruchomości i firm wykonujących przeglądy oznacza to nowe konta, nowe obowiązki i porządkowanie danych o obiektach. Poniżej zbieram to, co wynika z materiałów Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego (GUNB): instrukcji użytkownika systemu oraz odpowiedzi na pytania poszkoleniowe z czerwca 2024 roku. Znam je z pracy z firmą inspekcyjną tzo24.pl, z którą współpracuję.
Ważne: nie jestem prawnikiem, a przepisy i terminy mogą się zmieniać. Traktuj ten tekst jako wprowadzenie i sprawdź aktualne brzmienie Prawa budowlanego oraz komunikaty GUNB, zanim podejmiesz decyzje.
Czym jest c-KOB
c-KOB to ogólnopolski system teleinformatyczny GUNB, w którym prowadzi się cyfrową książkę obiektu budowlanego. Korzystanie z niego jest bezpłatne. Książkę zakłada właściciel lub zarządca obiektu (albo osoba, która go reprezentuje), po utworzeniu konta w systemie i bez udziału organów administracji.
W systemie występuje kilka ról: właściciel lub zarządca, osoba upoważniona do prowadzenia książki, osoba przeprowadzająca kontrole oraz przedstawiciele nadzoru budowlanego i innych służb, na przykład straży pożarnej czy policji.
Co się zmienia i od kiedy
Według materiałów GUNB z 2024 roku sytuacja wygląda tak:
- dla nowych obiektów (poza terenami zamkniętymi) książkę zakłada się już w c-KOB,
- właściciele i zarządcy obiektów, które mają książkę papierową, mają czas na założenie książki cyfrowej do końca 2026 roku, a od początku 2027 roku książkę prowadzi się cyfrowo,
- papierową książkę zamyka się wpisem i przechowuje przez cały okres istnienia obiektu,
- starych wpisów nie przepisuje się do systemu: wersja cyfrowa jest kontynuacją papierowej,
- obiekty położone w całości lub w części na terenach zamkniętych (ze względu na obronność i bezpieczeństwo państwa) pozostają przy książce papierowej.
Kogo to dotyczy
Obowiązek prowadzenia książki dotyczy co do zasady każdego budynku oraz niektórych innych obiektów. Nie obejmuje między innymi domów jednorodzinnych, budynków gospodarczych i garażowych w zabudowie jednorodzinnej, budownictwa zagrodowego i letniskowego czy dróg i mostów, które mają własne książki. Każdy obiekt ma mieć osobną książkę. Przy sieciach i nietypowych obiektach granice bywają niejednoznaczne, a sam GUNB podkreśla, że takie przypadki wymagają indywidualnej oceny.
Dla właściciela i zarządcy
- Konto. Osoby fizyczne logują się po raz pierwszy przez Węzeł Krajowy, czyli elektroniczne potwierdzenie tożsamości. Kolejne logowania są możliwe przez konto c-KOB.
- Założenie książki. System wymaga danych właściciela lub zarządcy, danych obiektu wraz z lokalizacją na mapie, dokumentu potwierdzającego tytuł prawny (na przykład aktu notarialnego albo umowy) oraz planu sytuacyjnego. Gdy ktoś działa w czyimś imieniu, potrzebny jest dokument potwierdzający jego uprawnienie do reprezentowania.
- Osoba prowadząca książkę. Wskazujesz w książce osobę fizyczną, która odpowiada za jej prowadzenie.
- Dostęp dla kontrolujących. Osobie przeprowadzającej kontrolę trzeba zapewnić dostęp do książki w systemie, razem z możliwością dokonania wpisu.
Dla firmy z dziesiątkami obiektów to realna praca organizacyjna: lista obiektów, dokumenty własności, przypisanie osób i kont.
Dla inspektora i osoby przeprowadzającej kontrole
- Wpis w ciągu 7 dni. Wpisu o kontroli dokonuje się w terminie 7 dni od jej zakończenia. Za zakończenie kontroli uznaje się zakończenie czynności dotyczących obiektu i dokumentacji, a nie datę podpisania protokołu.
- Wpisuje ten, kto kontrolował. Osoba, która przeprowadziła kontrolę, dokonuje wpisu osobiście, a gdy kontrolę wykonało kilka osób, każda robi własny wpis. Osoba prowadząca książkę nie zrobi tego za nią.
- Wpis to nie protokół. Protokół, jeśli jest sporządzony elektronicznie i podpisany podpisem kwalifikowanym, może być załącznikiem do wpisu. Do wpisu można też dołączać pliki, na przykład zdjęcia i dokumenty PDF.
- Konto z uprawnieniami. Przy zakładaniu konta podaje się rodzaj i zakres posiadanych uprawnień budowlanych lub innych kwalifikacji do kontroli.
Konsekwencje braków
Za niespełnienie obowiązków związanych z książką, między innymi jej założenie, wyznaczenie osoby prowadzącej czy terminowe wpisy, przepisy przewidują karę grzywny. GUNB zaznacza, że nałożenie mandatu wymaga indywidualnej oceny organu. O tym, kogo dotyczy kara, decyduje to, którego obowiązku zabrakło: może to być właściciel, zarządca, osoba prowadząca książkę albo osoba przeprowadzająca kontrolę.
Od czego zacząć
- Zrób listę obiektów, dla których obowiązek prowadzenia książki może Cię dotyczyć.
- Ustal dla każdego, kto jest właścicielem lub zarządcą, i jakim dokumentem to potwierdzisz.
- Wskaż osoby prowadzące książki i sprawdź, czy mają konta.
- Dowiedz się, kto wykonuje kontrole okresowe, i uzgodnij sposób przekazywania wpisów.
- Uporządkuj dotychczasowe protokoły i dane obiektów. To zwykle największa praca.
Gdzie wchodzi technologia
c-KOB nie zastępuje Twoich własnych narzędzi. Nadal potrzebujesz porządnej bazy obiektów, harmonogramu kontroli i archiwum protokołów. Dla tzo24.pl zbudowałem system do protokołów z przeglądów, który trzyma dane obiektów i historię kontroli w jednej bazie, o czym piszę w case study Dedykowany system do cyfrowej dokumentacji z przeglądów budowlanych. Pracowałem też z tą firmą nad stroną informacyjną o c-KOB dla zarządców obiektów.
Jeśli potrzebujesz narzędzia dopasowanego do swojej firmy, zobacz usługę aplikacje wewnętrzne na zamówienie. A jeśli masz wątpliwości prawne, oficjalne źródło to GUNB i jego dział prawny.