Koszty narzędzi rzadko rosną nagle. Przybywają po jednym abonamencie, zakładanym przez różne osoby, w różnym czasie i bez wspólnej listy. W jednym z moich projektów inwentaryzacja kont pokazała, że klient płaci dwa razy za to samo, z dwóch różnych kont. Po uporządkowaniu rachunek spadł o połowę, a historię opisałem w case study Bałagan w subskrypcjach ChatGPT. Tamten przypadek dotyczył narzędzi AI. Ten sam przegląd mogę zrobić dla całej firmy.
Dla kogo jest ten przegląd
- płacisz za wiele narzędzi i trudno Ci powiedzieć, ile to jest łącznie,
- konta zakładały różne osoby: pracownicy, wykonawcy, Ty sam,
- osoba, która „ogarniała” subskrypcje, odeszła albo zmieniła stanowisko,
- zastanawiasz się nad kolejnym narzędziem i nie masz pewności, czy czegoś podobnego już nie płacisz.
Jak wygląda przegląd
- Spis. Zbieram w jednym miejscu narzędzia, konta i abonamenty: kto je założył, na jaki plan, na czyją kartę lub fakturę, kto z nich korzysta i kiedy przypada odnowienie.
- Duble. Szukam tego samego narzędzia na kilku kontach oraz kilku narzędzi do tej samej pracy.
- Nieużywane licencje. Wskazuję miejsca, za które płacisz, choć nikt z nich nie korzysta, w tym konta po osobach, które już nie pracują w firmie.
- Pełny koszt. Abonament to tylko część rachunku. Do kosztu narzędzia dochodzi czas wdrożenia, szkolenie ludzi, integracje i obsługa. Dlatego sprawdzam, czy narzędzie faktycznie ułatwia pracę, a nie tylko dokłada kolejne miejsce do pilnowania.
- Zamienniki. Proponuję tańszy plan, darmowe rozwiązanie albo narzędzie open source, jeśli ma sens. Czasem wystarczy przenieść coś na własny serwer, o czym piszę przy wdrożeniach narzędzi open source i self-hostingu.
- Zasady na przyszłość. Ustalamy jedną listę, osobę odpowiedzialną i rytm przeglądu. W historii z subskrypcjami AI zadziałało to dobrze: nagrałem krótki poradnik wideo i poprowadziłem spotkanie z zespołem, żeby porządek nie rozsypał się po miesiącu.
Co dostajesz
- aktualną listę narzędzi, kont i kosztów,
- rekomendacje: co wyłączyć, co zmienić, co zostawić,
- szacunek oszczędności,
- notatkę ze spotkania i listę zadań do wykonania,
- na życzenie: pomoc we wdrożeniu zmian.
Zanim kupisz kolejne narzędzie
Jeśli czujesz, że każde nowe narzędzie miało oszczędzić czas, a dziś trzeba obsługiwać kilka, zobacz opis problemu Kupujemy kolejne narzędzia, a pracy przybywa. Pytania, które warto zadać przed zakupem, zebrałem we wpisie Zanim wdrożysz kolejne narzędzie, policz pełny koszt.
Porozmawiajmy o Twoich kosztach
Napisz lub zadzwoń. W 15 minut ustalimy, czy przegląd ma w Twojej firmie szansę przynieść oszczędności i od czego zacząć.