Przepis na to, jak za pomocą IT zafundować sobie nowe problemy zamiast rozwiązać stare, jest prosty. Po pierwsze, wpadnij na pomysł, że wdrożysz jakieś narzędzie. Po drugie, wdróż je bez głębszego zastanowienia i każ sobie albo pracownikom z niego korzystać. Po trzecie, ciesz się: właśnie zyskałeś prawdopodobnie więcej problemów niż pożytku.
To żart, ale tylko trochę. Poniżej opisuję, skąd bierze się taki scenariusz i jak go uniknąć.
Skąd się biorą pomysły na nowe narzędzia
Bardzo często pomysł wdrożenia nowego programu czy platformy nie jest Twój. Zobaczyłeś reklamę, która została do Ciebie dobrze (albo gorzej) dopasowana. Czasem trafi idealnie i podsunie rozwiązanie palącego problemu. Częściej jednak jest skierowana szeroko, do wszystkich przedsiębiorców, a produkt rozwiązuje jakiś drobny kłopot. Wdrożony bez zastanowienia tworzy pięć kolejnych, trochę mniej drobnych. Jak z Hydrą: odetniesz jedną głowę, wyrastają następne.
Winna jest też nasza psychika. Szukamy szybkiej nagrody. Wizja rozwiązania problemu przesłania oczy i nie myślimy o skutkach. Efekt? Narzędzie po kilku miesiącach jest nieużywane, a Ty płacisz za nie dalej. Plan za 20 dolarów miesięcznie nie wygląda groźnie, ale po trzech latach to 600 dolarów wydanych na coś, z czego nikt nie korzysta.
Test przed zakupem: ile naprawdę oszczędzę
Zanim zaczniesz wdrożenie, zastanów się, jaki problem produkt faktycznie rozwiązuje i ile ten problem kosztuje dziś. Jeśli narzędzie przyspiesza o 5 minut coś, co robisz dwa razy w tygodniu, to czy zaoszczędzone minuty są warte opłaty za platformę, nie mówiąc już o jej połączeniu z resztą firmy?
Przykład. Uruchamiasz platformę do obsługi klienta, ale okazuje się, że nie da się jej połączyć z Twoim CRM-em. Dostajesz wtedy zadanie: przenieść całą bazę klientów do nowego systemu, a potem przy każdym nowym kliencie dodawać go w dwóch miejscach. Albo załóżmy, że klienci kontaktują się z Tobą głównie telefonicznie i mailowo. Odpowiedź na maila zajmuje minutę, a obsługa tej samej wiadomości w systemie zgłoszeń pięć minut. Przy tysiącu maili miesięcznie to 4000 minut dodatkowej pracy. Czy takie wdrożenie rozwiązuje Twój problem? Jeśli gubisz się w gąszczu maili, są inne narzędzia, które w tym pomagają. Wspólna skrzynka z wieloma wiadomościami wcale nie jest najgorszym rozwiązaniem, a system zgłoszeń potrafi wszystko jeszcze bardziej skomplikować.
Ciężarówki i narzędzia: policz jak firma przewozowa
Jeśli prowadzisz firmę przewozową, zanim kupisz ciężarówkę, policzysz samochód, ubezpieczenie, paliwo i leasing w perspektywie pięciu, a nawet dziesięciu lat. Robisz to, żeby wiedzieć, ile policzyć za usługę, i nie tracić na interesie. Przy narzędziach IT często pomijamy ten rachunek, bo ktoś nas przekonał, że „wszystko będzie śmigać trzy razy lepiej”. Może będzie. Pytanie, za jaką cenę. Oto, co warto policzyć:
- Wdrożenie i konfigurację, a nie tylko abonament.
- Szkolenia użytkowników i spadek jakości procesu na początku. Każda zmiana najpierw działa gorzej, zanim zacznie działać lepiej.
- Aktualizacje systemu i platformy, na której działa.
- Serwer i jego administrowanie, jeśli narzędzie instalujesz u siebie. Po wdrożeniu ktoś musi nim zarządzać, a za pewien czas serwer trzeba będzie wymienić.
- Środowisko testowe, jeśli narzędzie staje się krytyczne dla firmy. Jeśli nie działa, Twój biznes stoi.
- Ukryte opłaty, jeśli kupujesz usługę w chmurze. Czy raporty albo eksport danych nie wymagają dopłaty rzędu kilku tysięcy złotych miesięcznie? Czy przeczytałeś cennik do końca?
- Podwyżki cen. Czy dostawca może za rok albo dwa drastycznie podnieść cenę, gdy będziesz już przywiązany do jego rozwiązania?
- Serwis i wsparcie. Jaki jest czas reakcji, na jak długo działa umowa i co się stanie, gdy dostawca zniknie z rynku, a inna firma zażąda za serwis trzy razy więcej.
- Koszt wyjścia. Po latach użytkowania jesteś przywiązany w wielu punktach: przeszkolonym personelem, zintegrowanymi aplikacjami, danymi. Każdy ruch w którąkolwiek stronę kosztuje. Czasem po dziesięciu czy piętnastu latach system trzeba zbudować od nowa na nowszych komponentach.
Praca nie znika, zmienia formę
Wyobraź sobie, że Twój biznes polega na przenoszeniu wody wiaderkami z jednego jeziora do rzeki i zatrudniasz do tego dziesięć osób. Ktoś proponuje urządzenie, które wykona robotę ośmiu z nich. Policzysz, że koszt urządzenia zwróci się po trzech latach, i się zgadzasz. Tyle że praca nie zniknęła. Jest wykonywana dalej, ale w sposób, którego nie rozumiesz, bo nie budowałeś tego urządzenia. Gdy pracownik złamie nogę, wiesz, co zrobić. Gdy zepsuje się maszyna, możesz nie mieć pojęcia, jak ją naprawić.
Pytania przed decyzją
- Jaki konkretny problem rozwiąże to narzędzie i ile on dziś kosztuje?
- Czy nie mam już czegoś, co to robi? (Przy okazji porządków w subskrypcjach klient odkrył, że płaci dwa razy za to samo z dwóch kont: Bałagan w subskrypcjach.)
- Czy połączy się z tym, czego już używam, czy dane będę musiał wprowadzać od nowa?
- Jaki jest pełny koszt na trzy-pięć lat, nie tylko abonament?
- Co z moimi danymi, jeśli zrezygnuję?
- Kto w firmie będzie za to odpowiadał?
Jeśli masz wrażenie, że z każdym kolejnym narzędziem pracy przybywa, przeczytaj opis problemu Kupujemy kolejne narzędzia, a pracy przybywa.
Gdzie mogę pomóc
Jeśli chcesz uporządkować to, za co dziś płacisz, zobacz usługę Przegląd kosztów IT i subskrypcji. A jeśli zależy Ci na tym, żeby narzędzia nie uzależniały Cię od jednego dostawcy, sprawdź wdrożenia narzędzi open source i self-hosting.