Nie zazdroszczę właścicielom firm, którzy muszą wdrożyć coś bardziej zaawansowanego niż kalendarz czy poczta. Na rynku jest kilka dróg, a każdy sprzedawca poleca tę, w której sam się specjalizuje, a niekoniecznie tę, która pasuje do Twojego problemu. Ja też oferuję i wdrożenia gotowych narzędzi, i budowę własnych, więc od razu zaznaczam: nie ma jednej dobrej drogi. Poniżej opisuję, jak o tym myślę.
Droga pierwsza: kup gotowe, gdy proces jest standardowy
Jeśli na rynku jest produkt, który idealnie pasuje do tego, czego potrzebujesz, nie ma się nad czym zastanawiać. Kup go, wdróż i raczej dostosuj do niego sposób pracy niż odwrotnie. Dotyczy to wszystkiego, co w Twojej firmie działa tak jak w tysiącach innych: poczta, podstawowa księgowość, proste zarządzanie kontaktami.
Zanim kupisz, sprawdź dwie rzeczy. Po pierwsze, czy narzędzie wpasuje się w to, czego już używasz, i czy da się je później rozszerzyć albo połączyć z kolejnymi. Po drugie, policz dokładnie koszt. Nawet gotowe rozwiązania w chmurze, rozliczane abonamentem, bywają droższe i bardziej skomplikowane, niż sugeruje cennik.
Droga druga: dopasuj, ale z umiarem
Tu zaczyna się strefa, w której mam najwięcej wątpliwości. Wyobraź sobie, że kupujesz samochód. Nie idziesz do mechanika i nie mówisz mu, że chciałbyś jeszcze jedne drzwi, ale na dachu, albo trzy dodatkowe lampy. Wybierasz auto do swojego przypadku: jeśli chcesz jeździć szybko, bierzesz sportowe, jeśli przewozisz dużo mebli, kombi. A potem używasz go tak, jak zaprojektował producent.
Z oprogramowaniem warto postępować tak samo. Twórcy systemów mają własne podejście do tego, jak coś powinno działać, a naginanie go do swoich przyzwyczajeń kosztuje, i to często więcej niż się spodziewasz. Łatwo wpaść w pułapkę „chcemy wszystko po swojemu” i nie przyjmować argumentów, że coś jest trudne do skonfigurowania.
Rozróżniam dwie rzeczy:
- konfiguracja: ustawienie tego, co producent przewidział (role, pola, szablony dokumentów, raporty). To zwykle zdrowa praktyka,
- tuning: przeróbki wbrew założeniom systemu, dopisywane rozszerzenia, ciągłe dostosowywanie. Zaskakująco dużo trzeba na to wydać, a efekt bywa kruchy.
Jeśli lista przeróbek, bez których system Ci nie pasuje, rośnie szybciej niż lista rzeczy, które robi dobrze od ręki, to sygnał, żeby wrócić do wyboru produktu. Możliwe, że wybrałeś nie ten albo że Twój proces jest na tyle specyficzny, że warto rozważyć trzecią drogę.
Droga trzecia: zbuduj własne, gdy proces jest specyficzny
Gotowe systemy, na przykład CRM, mają zwykle trzy wady. Wersje płatne szybko stają się drogie w używaniu. Zawierają masę funkcji ułożonych tak, że użytkownik ich nie znajdzie i nie wykorzysta. I nie mają rzeczy, które w każdej firmie są inne. W jednej to rozbudowany park maszyn, w drugiej flota samochodów służbowych ze śledzeniem GPS, w trzeciej narzędziownia, wyposażenie pracowników albo wnioski urlopowe. Sto drobnych funkcji, które ułatwiałyby życie, a w gotowym produkcie ich brakuje.
Przez pewien czas sam byłem sceptyczny wobec oprogramowania szytego na miarę. Wyśmiewałem prognozę, że każdy będzie robił własne programy, bo spodziewałem się mnóstwa kiepskiego oprogramowania i tysięcy wersji tej samej listy zadań. Zmieniło to proste doświadczenie: prostą aplikację dla jednej osoby zbudowałem z pomocą AI w około trzy-cztery godziny. Potem powstały kolejne małe narzędzia, a wśród nich menedżer WordPressa, który łączy się z serwerem i uruchamia polecenia WP-CLI. Używam go dziś w mojej firmie do aktualizowania stron.
Zbudowanie małego, dopasowanego narzędzia stało się znacznie łatwiejsze niż jeszcze kilka lat temu. To nie znaczy, że jest darmowe ani że nie ma pułapek:
- aplikacja musi gdzieś działać, a środowisko trzeba skonfigurować, zabezpieczyć i utrzymywać,
- narzędzie zbudowane przez osoby, które nie są programistami, nadaje się najpierw do użytku wewnętrznego. Zanim trafi do publicznego internetu, powinien je obejrzeć specjalista,
- jeśli zlecasz napisanie od zera zewnętrznemu zespołowi, pilnuj umowy i przekazania praw autorskich do kodu, żeby móc go swobodnie rozwijać,
- jeśli budujesz z kilku gotowych usług (baza danych w jednej, interfejs w drugiej, wysyłka maili w trzeciej), koszty mogą spaść nawet 10-20 razy, ale gdy któryś dostawca zmieni cennik, sposób łączenia albo zniknie, Twoja aplikacja przestanie działać. Dobra wiadomość jest taka, że działającą aplikację łatwo pokazać programistom jako wzór i przepisać ją na kod, który kontrolujesz.
Kiedy którą drogę wybrać
Zadaj sobie trzy pytania:
- Czy mój proces jest podobny do procesów większości firm? Jeśli tak, kupuj gotowe.
- Czy potrzebne zmiany to ustawienia, które przewidział producent? Jeśli tak, konfiguruj. Jeśli potrzebujesz przeróbek w wielu miejscach, zastanów się, czy to nie sygnał, żeby zmienić drogę.
- Czy proces jest specyficzny dla mojej firmy, a ja chcę mieć nad narzędziem kontrolę i kompetencje, żeby rozwijać je samodzielnie? Jeśli tak, buduj, zaczynając od małej, działającej wersji.
Niezależnie od drogi pamiętaj o jednym: częste, krótkie pokazy postępów. Bez nich łatwo odkryć po roku pracy, że budujesz coś, co na samym początku skręciło o dziewięćdziesiąt stopni od Twojej wizji. Nie bój się spotkań, na których oglądasz małe fragmenty. Niosą dużo cennej informacji dla obu stron.
Gdzie mogę pomóc
Jeśli zdecydujesz się na własne narzędzie wewnętrzne, mam dwie propozycje. Na warsztatach budowy aplikacji dla firm uczę Twój zespół budować, uruchamiać i rozwijać takie narzędzia samodzielnie. Jeśli wolisz zlecić całość, zajrzyj do usługi aplikacje wewnętrzne na zamówienie.
Przykład tego, co może wyjść z takiej drogi, znajdziesz w case study o CRM-ie zbudowanym w tydzień zamiast pół roku. A jeśli jeszcze nie wiesz, która droga jest dla Ciebie, zacznij od lektury Zacznij od problemu, nie od rozwiązania.