Automatyzację reklamuje się jako lekarstwo na wszystko: mniej ręcznej pracy, mniej błędów, więcej czasu. Czasem tak jest. Ale zdarza się też, że spędzisz wieczór na budowaniu czegoś, co oszczędza Ci kilkanaście sekund. Wiem, bo sam to zrobiłem, i właśnie ten przykład pokazuje najlepiej, jak nie wybierać procesu do automatyzacji.
Automatyzacja, która nie miała sensu
Pracowałem nad projektem, w którym musiałem nagrać około 60 lekcji do kursu, obrobić je, wgrać na zasoby plikowe zleceniodawcy i dopisać komentarz na karcie w Trello, że dany odcinek czeka na odbiór. Zleceniodawca mógł wtedy obejrzeć materiał, zaakceptować go albo zgłosić uwagi.
Kurs dotyczył narzędzi low-code i no-code, więc postanowiłem zautomatyzować jeden element: dodawanie komentarza. W Airtable miałem mini bazę, w której każdy odcinek ma status (do nagrania, nagrany, wstępnie obrobiony, gotowy do oceny). Przepływ zbudowałem w narzędziu n8n. Raz na godzinę sprawdza, czy pojawiły się nowe odcinki wgrane do zasobów zleceniodawcy, tworzy z nich listę, dodaje ją jako komentarz na karcie Trello i oznacza odcinki w Airtable jako zgłoszone do odbioru.
Napisanie takiego komentarza ręcznie zajmuje około 15 sekund. Zbudowanie przepływu zajęło mi prawie godzinę. Z tego około 10 minut to faktyczne budowanie, a 50 minut poszło na szukanie w Trello, jak wygenerować klucz do połączenia z zewnętrznym narzędziem, bo sposób zmienił się od czasu, gdy napisano dokumentację. Była pierwsza w nocy i nie myślałem już zbyt jasno. Cała ta automatyzacja oszczędza w całym projekcie w najlepszym razie około 10 minut.
Dlaczego o tym piszę? Bo zautomatyzowałem czynność, która zajmuje w procesie najmniej czasu, a nie tę, która zabiera go najwięcej. To odwrotność tego, co powinno się robić.
Trzy dobre powody, żeby coś automatyzować
W tym przypadku nie żałuję, bo automatyzacja dała mi korzyści, które nie mają nic wspólnego z oszczędnością czasu. Przypomniałem sobie interfejs narzędzia, którego dawno nie używałem. Nauczyłem się łączyć z Trello. I to było po prostu fajne doświadczenie.
Z tego wyciągam dla Ciebie wniosek. Zanim zaczniesz palić godziny, a czasem tygodnie na zaawansowaną automatyzację, zapytaj, po co ją budujesz. Są trzy dobre powody:
- Uczysz się czegoś, co przyda się później,
- sprawia Ci to przyjemność,
- realnie poprawia jakość albo szybkość pracy Twoją lub Twojego zespołu.
Jeśli nie spełnia żadnego z nich, nie warto. Trzeci powód jest zresztą najmocniejszy: wpływ na to, że komuś pracuje się wygodniej, bywa dla ludzi silniejszą motywacją niż pieniądze.
Kryteria: jaki proces nadaje się do automatyzacji
Narysuj sobie proces. Po lewej stronie jest to, co robią Twoi pracownicy albo Ty. Po prawej wynik tej pracy. A pośrodku dane i przekształcenia: ktoś bierze dane, coś z nimi robi i tworzy bardziej wartościowy produkt. Na przykład pracownik wykorzystuje dane o kliencie do przygotowania oferty. Oferta jest warta więcej niż dane, z których powstała, bo po jej zaakceptowaniu firma zarabia.
Proces nadaje się do automatyzacji, gdy:
- jest prosty i powtarzalny,
- podobne dane na wejściu dają podobny wynik na wyjściu, czyli jest przewidywalny,
- korzysta z danych, które są dobrze uporządkowane i mają sensowne powiązania.
Odwrotnie: lepiej zaczekać z automatyzacją, jeśli każdy przypadek wymaga innej decyzji, dane leżą w kilku plikach w różnych wersjach albo nikt nie potrafi opisać, jak proces naprawdę przebiega. W takich sytuacjach najpierw uporządkuj proces i dane, potem je automatyzuj.
Pięć pytań przed startem
- Ile razy w miesiącu to robimy? Rzadko wykonywana czynność nie spłaci kosztu automatyzacji.
- Ile czasu to zajmuje za każdym razem? Mnożysz to przez liczbę powtórzeń i porównujesz z czasem budowy. Nie zapomnij o utrzymaniu.
- Czy za każdym razem wygląda to tak samo?
- Czy dane są w jednym, uporządkowanym miejscu?
- Kto zauważy, że automatyzacja przestała działać, i kto ją naprawi? Narzędzia i interfejsy zmieniają się, a automatyzacja, która działała rok temu, może dziś po cichu przestać.
Automatyzacja nie usuwa pracy
Jeszcze jedno ostrzeżenie. Automatyzacja nie sprawia, że praca znika. Jest wykonywana nadal, tylko w inny sposób, którego możesz już nie rozumieć. Jeśli zepsuje się człowiek, wiesz, jak go zastąpić. Jeśli zepsuje się mechanizm, który zbudował ktoś inny, możesz nie wiedzieć, od czego zacząć. Dlatego pracę nad takim rozwiązaniem warto weryfikować na początku, w trakcie i na końcu: czy nadal ma sens, czy nadal przynosi korzyść i czy warto ją kontynuować. Więcej o liczeniu pełnego kosztu piszę w tekście Zanim wdrożysz kolejne narzędzie.
Przykład, który się opłacił
Dla kontrastu: jeden z moich klientów dostawał kilka do kilkunastu zapytań tygodniowo z formularzy na swojej stronie i nie chciał przepisywać ich ręcznie do CRM-a. Połączenie formularzy z CRM-em zajęło około dwóch godzin, a oszczędność pojawia się każdego tygodnia, razem z brakiem błędów przy przepisywaniu. Opisałem to w case study Przenosisz ręcznie dane między systemami?. Różnica jest prosta: ręczne przepisywanie jest wykonywane często, powtarzalne i oparte na uporządkowanych danych. Dokładnie tego szuka się do automatyzacji.
Gdzie mogę pomóc
Jeśli chcesz sprawdzić, które procesy w Twojej firmie nadają się do automatyzacji i które połączenia między narzędziami się opłacą, zajrzyj do usługi Automatyzacje i integracje. Zbudowanie samego przepływu to najmniejszy kłopot. Najwięcej wartości daje wybranie tego, co w ogóle warto budować.