Organizujesz konferencję, kongres albo szkolenie dla kilkuset osób i zastanawiasz się, czy potrzebujesz platformy eventowej. Często nie. Strona na WordPressie, baza w Airtable i kilka automatyzacji w n8n wystarczą, a Ty zachowujesz kontrolę nad danymi i kosztami.
Co dostajesz
- Stronę w dwóch językach (np. po polsku i angielsku): informacje o wydarzeniu, komitety, wystawcy, zakwaterowanie, kontakt i pliki do pobrania, na przykład szablony referatów.
- Rejestrację uczestników z polami zależnymi od typu uczestnika, zgłoszeniami grupowymi i cenami zależnymi od terminu oraz kategorii: ulgowa, osoba towarzysząca, gość specjalny.
- Limit miejsc i listę rezerwową. Po wyczerpaniu puli zgłoszenia trafiają na listę rezerwową, a miejsce można później zwolnić dla kolejnej osoby.
- Zgłoszenia referatów przez formularz, powiązane z uczestnikami.
- Program: dni, sesje, godziny i miejsca, z wyszukiwarką na stronie.
- Bazę w Airtable z listami uczestników, referatów i płatności, filtrami, gotowymi zestawieniami i eksportem do Excela.
Jak to działa
Uczestnik wypełnia formularz, a dane trafiają od razu do bazy. Organizator oznacza zgłoszenie jako przyjęte, a potem jako opłacone, i na tej podstawie n8n wysyła odpowiednie maile: potwierdzenie rezerwacji, dane do przelewu, potwierdzenie wpłaty. Zgłoszenie po wyczerpaniu limitu dostaje informację o liście rezerwowej.
Płatności mogą zostać proste: przelew i ręczne odnotowanie wpłaty, z numerem rejestracji w tytule przelewu. Płatności online są możliwe, ale wymagają umowy i weryfikacji u operatora płatności, co potrafi potrwać od kilku dni do kilku tygodni. Warto zdecydować o tym na początku.
Etapy
- Wersja zero: prosta strona informacyjna z kontaktem i zapisem na newsletter. Taka wersja może ruszyć w tydzień, zanim reszta będzie gotowa.
- Strona z rejestracją i zbieraniem referatów.
- Baza i powiadomienia, razem z modułem programu na stronie.
- Szkolenie operatorów: nagrania i spotkanie online dla osób, które będą obsługiwać zgłoszenia.
- Wsparcie do końca wydarzenia: poprawki i drobne zmiany w treściach.
Każdy etap odbieramy na niepublicznej wersji testowej, zanim trafi na stronę produkcyjną.
Czego zwykle nie ma w podstawowej wersji
Konta uczestników, automatyczne faktury (proforma, VAT, korygujące) i rozbudowane raporty to rozszerzenia, które zwiększają zakres. Zwykle wystarczy wystawianie faktur w programie księgowym, który już masz. Gdy będziesz ich potrzebować, można je dodać osobno.
RODO
Rejestracja to dane osobowe, więc strona potrzebuje polityki prywatności, informacji o administratorze danych i okresie przetwarzania. Treść prawną przygotowujesz i opiniujesz Ty lub Twój prawnik, a ja dostarczam informacje techniczne i osadzam dokumenty na stronie. Więcej o tej części znajdziesz w usłudze RODO, cookies i poczta, która dochodzi.
Przykład
Tak powstała strona dla stowarzyszenia branżowego: dwujęzyczna, z rejestracją uczestników i referatów w Airtable oraz programem sesji. Opis: Rejestracja 600 uczestników kongresu bez platformy eventowej.
Planujesz wydarzenie?
Napisz lub zadzwoń. W 15 minut ustalimy, czy wystarczy prosta strona z bazą, i od czego zacząć.