Punkt wyjścia: kongres, który wraca po latach
Stowarzyszenie branżowe planowało kolejną edycję kongresu. Limit wynosił 500 do 600 osób, strona miała być po polsku i po angielsku, a uczestnicy mieli rejestrować się w kilku kategoriach (cena podstawowa, ulgowa, osoba towarzysząca, goście honorowi) i zgłaszać referaty. Poprzednia edycja miała własną stronę z rejestracją, ale po latach domena wygasła i dostęp do niej przepadł. Organizatorzy rozważali gotową platformę eventową.
Co zrobiono
- Na pierwszym spotkaniu rozpisałem dwie drogi: najprostszą (formularz PDF wysyłany mailem i ręczny arkusz) oraz wspólną bazę z powiadomieniami. Zaznaczyłem, że w obu wariantach potrzebna jest polityka prywatności i zgodność z RODO.
- Przygotowałem ofertę w pięciu etapach: wizytówka kongresu, strona z rejestracją i zgłaszaniem referatów, baza do obsługi uczestników, szkolenie operatorów i wsparcie do końca wydarzenia. Każdy etap odbieraliśmy na niepublicznej wersji testowej.
- Stronę zbudowałem na WordPressie w dwóch językach. Formularze uczestników i referatów przekazują dane przez webhook do automatyzacji w n8n, która zapisuje je w tabelach Airtable. Organizatorzy pracują na jednej bazie: widzą zgłoszenia, statusy i listy.
- Płatności zostały celowo ręczne: uczestnik dostaje dane do przelewu, a organizator odnotowuje wpłatę. Bramka płatności wymagałaby osobnej umowy z operatorem, a przy tej skali nie była potrzebna.
- W zakresie były też program sesji (dni, godziny, miejsca), formatki referatów do pobrania oraz limit uczestników z listą rezerwową.
Efekt
Organizatorzy dostali jedną bazę zgłoszeń uczestników i referatów zamiast skrzynki mailowej i kilku arkuszy, dwujęzyczną stronę i system przygotowany na limit 500 do 600 osób. Wizytówka mogła ruszyć w tydzień, a pełną stronę z rejestracją wdrażaliśmy etapami.
Wnioski
Przy wydarzeniu na kilkaset osób platforma eventowa nie zawsze jest potrzebna. Często wystarczy dobrze opisany proces, strona i jedna baza, nad którą pracuje kilka osób. Więcej o takich wdrożeniach znajdziesz w usługach strona wydarzenia z rejestracją oraz automatyzacje i integracje.